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Perguntas Frequentes

Programa DNIT SEM PAPEL: Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
PROGRAMA DNIT SEM PAPEL: SEI
1. O que é o Programa DNIT SEM PAPEL?

O DNIT SEM PAPEL é um programa desenvolvido pela Diretoria Executiva, em parceria com a Diretoria de Administração e Finanças, com o objetivo de implantar uma série de iniciativas voltadas à desburocratização e modernização do Órgão. O carro chefe, e a principal iniciativa do programa, é a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

2. O que é o SEI?

O SEI é uma ferramenta que foi idealizada por servidores administrativos do próprio TRF4 e elaborada para facilitar ao máximo os trabalhos com procedimentos e processos administrativos que permite a produção, edição e assinatura de documentos e trâmite de processos eletrônicos dentro do próprio sistema.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

3. O que é o PEN?

É a sigla de Processo Eletrônico Nacional, projeto que é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN é resultante da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal. É um projeto de gestão pública, que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos. No âmbito do PEN, o SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico, formando a sólida parceria PEN-SEI.

4. Quando o SEI estará funcionando no DNIT?

Os primeiros processos serão disponibilizados para trâmite eletrônico no SEI a partir de 1º de junho de 2017. O planejamento da implantação prevê a inclusão gradativa dos processos no sistema, tendo sua conclusão prevista para 31 de outubro de 2017.

5. O SEI é um sistema de gerenciamento de atividades / demandas?

Não. Apesar do SEI permitir o controle dos eventos em um processo, o sistema não possui funcionalidades específicas para gerenciamento de atividades ou demandas.

6. A implantação do SEI abrangerá os órgãos descentralizados (Superintendências Regionais, Unidades Locais e Administrações Hidroviárias)?

Sim. O SEI será implementado em todo o DNIT, incluindo todos os órgãos descentralizados.

7. Quais são os órgãos que já utilizam o SEI?

Para saber mais sobre a quantidade de órgãos que já utilizam o SEI, acesse o Ministério do Planejamento, no link abaixo:

http://www.planejamento.gov.br/pensei/adesao-ao-processo-eletronico-nacional-pen

8. Quanto custa o SEI?

O SEI foi concebido e desenvolvido pelos servidores públicos do TRF4 e é cedido gratuitamente para as instituições públicas.

                                                                                   Acesso ao Sistema
9. Qual o procedimento para realizar o 1º acesso ao SEI-DNIT?

Para ter acesso ao sistema digite: http://sei.dnit.gov.br/ , insira nos campos de acesso ao sistema o seu usuário e senha do e-mail DNIT. Nesse momento, todos os acessos ao sistema serão monitorados, visando garantir segurança de acesso, melhorias no sistema, bem como a identificação de necessidades de ajustes. 

10. Qual navegador utilizar para acessar o SEI-DNIT?

É possível utilizar os principais navegadores para acessar a internet.

11. Estagiários, bolsistas e outros colaboradores podem acessar o SEI?

Sim. Sendo que o perfil de acesso será efetivado mediante solicitação de autoridade competente da unidade à qual esteja prestando serviços, que será corresponsável pelas ações realizadas no SEI decorrentes de tal acesso. Dessa forma, solicite que a sua chefia imediata que abra um chamado via 0800 941 1201 ou pelo e-mail atendimento @dnit.gov.br.

Perfil
12. Quem dá permissão de acesso ao SEI-DNIT?

As permissões de acesso aos usuários do SEI-DNIT são realizadas automaticamente conforme registros na Base de dados da rede do DNIT, sendo o usuário e a senha o login da rede.

13. Qual o meu tipo de perfil de acesso ao SEI-DNIT?

Todos os usuários terão permissão de acesso ao perfil básico que possibilita executar as funções primárias do sistema (Funções de criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e estatísticas).

Digitalização
14. O que precisa ser digitalizado?

É importante salientar que a prioridade não é a digitalização de documentos e processos. O que se pretende incentivar com a adoção do SEI no DNIT é que se passe a produzir documentos nato-digitais, ou seja, documentos já nascidos em meio eletrônico. Porém, no caso de processos e documentos que já foram produzidos em papel e que precisam ser tramitados, é necessário que se providencie a digitalização para possibilitar sua inserção no sistema. A partir desse momento, toda a tramitação deverá ser realizada pelo SEI-DNIT

15. Quem vai realizar a digitalização de processos e documentos no DNIT?

Todas as áreas do DNIT poderão providenciar a digitalização de seus documentos e a inserção desses documentos no SEI-DNIT, desde que tenham disponíveis:
1) Escâneres que possuam:
    a) OCR (Optical Character Recognition) - tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos em dados pesquisáveis e editáveis. Esse procedimento é necessário para a recuperação das informações do documento pela funcionalidade "Pesquisa" do SEI; e
    b) Pelo menos 200 DPI de resolução.
2) Assinatura Digital ou Certificação digital - emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
3 )Caso a unidade não tenha esses escâneres e certificados digitais disponíveis, será possível encaminhar os documentos para o protocolo central do DNIT, que ficará responsável por digitalizar os documentos e por inserir os documentos digitalizados no sistema, encaminhando-os, em meio digital,para a área que demandou a digitalização. A partir desse momento, toda a tramitação deverá ser realizada pelo SEI

Dúvidas
16. Estou com dificuldades com o ambiente do SEI-DNIT. Quem pode me ajudar?

Encaminhar um e-mail detalhando o seu problema para: atendimento.dnit.gov.br ou ligar no Help Desk no 0800 941 12 01.  O seu chamado será repassado a um técnico especialista do SEI-DNIT que entrará em contato para esclarecer suas dúvidas.

Novo Processo no SEI
17. Como iniciar/criar um processo do SEI-DNIT?

Na tela principal do SEI-DNIT, no menu lateral à esquerda, clique em “Iniciar Processo”. Em seguida, selecione o tipo de processo e preencha os campos da tela de “Iniciar processo”. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

18. Como atribuir prioridade a um processo do SEI-DNIT?

O SEI-DNIT não permite atribuir prioridades aos processos. Essa atividade deve ser do responsável da área que pode atribuir processos a usuários específicos. A prioridade deve ser comunicada diretamente a esses usuários.

19. Como alterar um processo do SEI-DNIT?

O SEI-DNIT permite alterar, a qualquer momento, os campos preenchidos na tela “Iniciar Processo”. Para isso, entre no processo (clique sobre o número do processo) e clique no ícone “Consultar / Alterar Processo”.  Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT,  disponível no portal do DNIT sem papel.

20. Como tramitar para outra área um processo do SEI-DNIT?

Entre no processo e clique no botão “Enviar Processo”.  Em seguida, informe a sigla da área para onde deseja enviar o processo e clique no botão “Enviar”. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT,  disponível no portal do DNIT sem papel.

21. Quero enviar o processo para uma unidade que não consta na relação do SEI-DNIT. Como proceder?

Abra um chamado na Central de Serviços do DNIT pelo telefone: 0800 941 12 01  e informe ao atendente o ocorrido para a abertura do chamado que será encaminhado a um técnico especialista do SEI.

22. Como receber de outra área um processo do SEI-DNIT?

O processo enviado por outra área aparece na tela inicial de “Controle de Processos” na coluna “Recebidos” com o número do processo grafado em vermelho. Para receber o processo, clique sobre o número do processo.

23. Como escrever anotações/orientações em um processo do SEI-DNIT?

O SEI-DNIT possui uma área de “Anotações” disponível para comunicação com a equipe interna da área. Os usuários de outras áreas não tem acesso a essas anotações. Para criar uma anotação, clique no ícone correspondente e digite as anotações/observações

Concluir Processo
24. Como concluir um processo do SEI-DNIT?

Entre no processo (clique sobre o número do processo) e clique no ícone “Concluir Processo”.

25. Qualquer usuário pode concluir o processo na sua unidade?

Se o processo estiver tramitando na sua unidade de origem, qualquer usuário alocado na unidade poderá proceder com a conclusão do processo clicando no ícone "Concluir Processo".

Reabrir Processo
26. Como reabrir um processo do SEI-DNIT?

Para reabrir um processo é necessário que ele tenha tramitado pela sua área. Por meio da tela de pesquisa (menu “Pesquisa” à esquerda da tela inicial) encontre o processo encerrado. Clique no ícone da árvore e, em seguida, ícone “Reabrir Processo”. Para mais detalhes, sobre encerramento e reabertura de processos, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

Anexar Processo
27. Como anexar outro processo a um processo do SEI-DNIT?

Entre no processo (clique sobre o número do processo) e clique no ícone “Anexar Processo”. Em seguida, informe o número do processo que deseja anexar, clique em “Pesquisar”, depois em “Anexar” e confirme a operação.  Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

Desanexar Processo
28. Como desanexar um processo do SEI-DNIT?

Somente administradores do sistema podem realizar essa operação. Abra um chamado na Central de Serviços do DNIT  para atendimento de um técnico especialista do SEI.

Atribuir Processo
29. Como atribuir a uma pessoa específica um processo do SEI-DNIT?

Entre no processo (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Atribuir Processo”. Em seguida, selecione o usuário para o qual deseja atribuir o processo.

30. Como atribuir um processo para um usuário lotado em outra área?

O SEI-DNIT permite que somente pessoas da própria área por onde estão tramitando os processos sejam designadas. Nesse caso o usuário deve entrar em contato com a outra área e solicitar ao responsável a designação

31. Quero atribuir o processo a um colaborador que não aparece na lista. Como proceder?

Abra um chamado na Central de Serviços do DNIT para atendimento de um técnico especialista do SEI.

32. É possível colocar em ordem alfabética os nomes dos usuários na ferramenta "atribuição de processo"?

Não. O sistema organiza os usuários automaticamente, tendo como critério a ordem numérica ou alfabética dos usuários da área.

Pesquisar um Processo
33. Como pesquisar um processo do SEI-DNIT?

Entre na tela de pesquisa clicando na aba “Pesquisa” no menu lateral à esquerda da tela de “Controle de Processos”. Informe dados do processo que deseja localizar e clique no botão “Pesquisar”.  Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT. Caso não consiga localizar o processo, abra um chamado na Central de Serviços do DNIT para atendimento de um técnico especialista do SEI.

34. Posso pesquisar um processo por unidade?

A tela inicial de pesquisa clicando na aba “Pesquisa” no menu lateral à esquerda da tela de “Controle de Processos” disponibiliza diversos filtros de pesquisas, dentre esses  a unidade de trabalho.

35. Posso pesquisar um processo pelo nome do usuário que iniciou o processo?

A tela inicial de pesquisa clicando na aba “Pesquisa” no menu lateral à esquerda da tela de “Controle de Processos” disponibiliza diversos filtros de pesquisas, dentre esses  o usuário que iniciou o processo.

36. Como pesquisar um documento vinculado a um processo do SEI-DNIT?

Entre na tela de pesquisas clicando na aba “Pesquisa” no menu lateral à esquerda da tela de “Controle de Processos”. Informe o código do processo no campo “Nº SEI” e clique no botão “Pesquisar”.  Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

Inclusão de Documento Físico
37. Como incluir um documento já existente em papel (ofício, despacho, nota técnica, memorando, entre outros) em um processo do SEI-DNIT?

Como regra geral, os documentos devem ser inseridos no SEI-DNIT por meio do editor próprio oferecido pela ferramenta. Somente devem ser anexados documentos em papel recebidos de outras áreas DNIT. Se for esse o caso, entre no processo (clique sobre o número do processo) e clique no ícone “Incluir documento”. Em seguida, selecione “Externo”, preencha os dados da tela “Registrar Documento Externo”, selecione o arquivo clicando no botão “escolher arquivo” e em seguida finaliza o procedimento clicando no botão “Confirmar Dados”. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

38. Como incluir um novo documento num processo do SEI-DNIT utilizando o editor de documentos?

Entre no processo (clique sobre o número do processo) e clique no ícone “Incluir Documento”. Em seguida, selecione o tipo de documento que deseja incluir, preencha os dados da tela “Gerar Documento” e clique no botão “Confirmar Dados”. Em seguida, crie o documento digitando-o na tela que se abrirá. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

39. Como incluir um documento que não consta da lista de tipos de documentos do SEI-DNIT?

Na tela de inclusão de documentos aparece uma lista prévia dos tipos de documentos mais utilizados na sua área. Se o documento não estiver nessa lista clique no ícone “Exibir todos os tipos”. Se na lista completa não aparecer o tipo de documento que você deseja incluir no processo, abra um chamado na Central de Serviços do DNIT para atendimento de um técnico especialista do SEI.

40. Criei um documento novo e a tela não permite que eu digite o documento. Como preceder?

Certifique-se que a função “Pop-up” esteja habilitada no seu navegador. Para habilitar essa função no seu navegador abra um chamado na Central de Serviços do DNIT e informe ao atendente o ocorrido. Independentemente da função “Pop-up” estar ou não habilitada no navegador é possível alterar o documento. Para isso, clique sobre o documento gerado na árvore de documentos que aparece à esquerda da tela e clique no ícone “Editar Conteúdo”, Em seguida, digite as alterações e, ao final, clique no botão “Salvar” no canto superior esquerdo da tela. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

Modelo de Documento
41. É possível aproveitar um documento muito utilizado como modelo para a minha unidade?

Sim, o SEI-DNIT permite transformar qualquer documento que tenha sido utilizado em modelo para documentos similares de outros processos. Para isso, entre no documento que deseja transformar em modelo. Em seguida, clique no ícone “Adicionar aos Modelos Favoritos” e informe um grupo e uma descrição para o modelo.  Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT.

Alterar Documento em um Processo
42. Como alterar um documento em um processo do SEI-DNIT?

Entre no documento que deseja alterar. Em seguida, clique no ícone “Editar Conteúdo”.  Em seguida digite as alterações e clique no botão “Salvar” no canto superior esquerdo da tela. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT.

Remover Documento no Processo
43. Como remover um documento de um processo do SEI-DNIT?

Entre no documento que deseja excluir e, em seguida, clique no ícone “Excluir”.  Se esse ícone não estiver disponível, o documento não pode mais ser excluído. Nesse caso, proceda a anulação do documento clicando no ícone “Cancelar Documento” e informe a justificativa. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

Assinatura Eletrônica ou Certificado Digital 
44. Como assinar eletronicamente documentos de processos do SEI-DNIT?

Entre no documento que deseja assinar. Em seguida, clique no ícone “Assinar Documento”, informe o cargo/função que deve ser associado a assinatura, informe o tipo de assinatura (por login e senha ou por certificado digital), digite sua senha e clique na tecla <ENTER>. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT, disponível no portal do DNIT sem papel.

45. Como um documento eletrônico é assinado? Os documentos podem ficar sem assinatura?

No SEI, qualquer usuário cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de certificação digital.
Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos, e permite que a chefia de sua área ou de outras áreas assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua área.
Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela área que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo a outra área

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Enviar Documentos do Processo por E-mail
46. Como enviar por e-mail documentos relacionados a um processo do SEI-DNIT?

Entre no processo que contém o documento que deseja enviar clicando sobre o número do processo. Em seguida, clique no ícone “Enviar Correspondência Eletrônica”, selecione o remetente e informe o(s) emails(s) do(s) destinatários. Em seguida, digite o texto da correspondência eletrônica, selecione os documentos que deseja anexar ao e-mail e clique no botão “Enviar”. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT.

Gerar Arquivo PDF
47.Como gerar arquivos para a impressão dos documentos de um processo do SEI-DNIT?

Entre no processo que contém os documentos que deseja imprimir clicando sobre o NUP do processo. Em seguida, clique no ícone “Gerar Arquivo do Processo”, selecione os documentos e clique no botão “Gerar”.  O sistema gerará um arquivo PDF único com os documentos selecionados. Entre no arquivo  e envie para a impressora. Para mais detalhes, consulte o manual do SEI-DNIT.

Arquivo Físico
48. Digitalizei um documento para colocar no SEI. O que faço com este papel?

Este documento deve ser arquivado no Protocolo Central do DNIT. Primeiro, você deve anotar, à lápis, no documento o número do processo e o número do documento SEI. Após a conclusão do processo, deve-se encaminhar estes documentos ao Arquivo.
Conforme o DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015 (Art. 12 § 3º):
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.